Hóa đơn điện tử, là một bộ thông điệp dữ liệu về giao dịch bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ, được hình thành, lập, truyền, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua các phương tiện điện tử. Quá trình khởi tạo, lập, và xử lý hóa đơn điện tử thường diễn ra trên hệ thống máy tính của tổ chức, đảm bảo rằng các doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi thực hiện giao dịch bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Các thông tin chi tiết về giao dịch này sau đó được lưu trữ trên máy tính của các bên theo pháp luật về giao dịch điện tử. Cách xuất hóa đơn điện tử tại Lâm Đồng hiện nay như thế nào?
Xuất hóa đơn điện tử khi nào?
Mặc dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều ưu điểm vượt trội, nhưng đôi khi, trong một số trường hợp, việc xuất hóa đơn điện tử ra giấy vẫn là cần thiết. Các tình huống sau đây là những trường hợp cụ thể mà kế toán có thể đối mặt:
1. Lưu thông hàng hóa trên đường:
Trong các hoạt động vận chuyển hàng hóa qua các tuyến đường, việc xuất hóa đơn điện tử ra giấy là quan trọng. Điều này giúp cơ quan chức năng kiểm tra nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa, đặc biệt là trong ngành công nghiệp đòi hỏi sự minh bạch và tuân thủ nghiêm ngặt về quy định về giao thông và thương mại quốc tế.
2. Mang sản phẩm đi giới thiệu:
Khi đưa sản phẩm đến gặp khách hàng hoặc tham gia các sự kiện giới thiệu, việc xuất hóa đơn điện tử ra giấy là cần thiết để chứng minh nguồn gốc của sản phẩm. Điều này giúp tạo ra sự tin tưởng và uy tín trong mắt khách hàng, đặc biệt là trong những ngành công nghiệp đòi hỏi sự minh bạch và độ chính xác cao.
3. Phục vụ công tác kiểm soát, kiểm tra hàng hóa:
Xuất hóa đơn điện tử ra giấy là quan trọng trong quá trình kiểm soát và kiểm tra hàng hóa sau khi giao dịch đã được thực hiện. Cơ quan quản lý và bên mua có thể yêu cầu chứng minh về giao dịch thông qua hóa đơn giấy để đảm bảo tính minh bạch và đúng đắn của thông tin.
4. Các khâu nghiệp vụ trong doanh nghiệp:
Trong một số trường hợp, các quy trình nghiệp vụ cụ thể trong doanh nghiệp đòi hỏi việc xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Điều này có thể liên quan đến yêu cầu của đối tác kinh doanh hoặc theo quy định nội bộ của doanh nghiệp để đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch trong quá trình kế toán và quản lý nghiệp vụ.
Quy định đối với xuất hóa đơn điện tử như thế nào?
Hóa đơn điện tử không chỉ giới hạn ở một dạng mẫu duy nhất, mà nó bao gồm nhiều loại khác nhau. Các loại hóa đơn này được xác định bởi nội dung và mục đích cụ thể của giao dịch. Chẳng hạn, có thể kể đến hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, và nhiều hóa đơn khác như hóa đơn thanh toán tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng. Các hóa đơn này được thiết kế và định dạng theo quy tắc quốc tế và quy định của pháp luật liên quan.
Để hiểu rõ cách xuất hóa đơn điện tử, quan trọng nhất là nắm vững các quy định được đề cập trong Thông tư 68/2019/TT-BTC. Theo Khoản 1, Điều 3 của Thông tư, các điều sau đây được quy định về xuất hóa đơn điện tử:
1. Tên in trên phiếu cách xuất hóa đơn điện tử:
Mỗi loại hóa đơn sẽ được đặt tên khác nhau, tuân theo quy định tại Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Ví dụ, có thể có hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, tem điện tử, vé điện tử, phiếu thu, chứng từ điện tử, và nhiều loại hóa đơn khác.
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn:
Trên hóa đơn sẽ xuất hiện ký hiệu mẫu số và ký hiệu số hóa đơn, phản ánh loại hóa đơn theo quy định như sau:
– Số 1: Hóa đơn GTGT
– Số 2: Hóa đơn bán hàng
– Số 3: Biểu thị phiếu xuất kho + vận chuyển điện tử
– Số 4: Các loại hóa đơn khác như tem điện tử, vé điện tử, phiếu thu, chứng từ điện tử,…
3. Ký hiệu hóa đơn điện tử:
Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm dãy 6 ký tự chữ và số, thể hiện thông tin loại hóa đơn có hoặc không có mã của cơ quan thuế. Các ký tự có các quy định nhất định như:
– Ký tự đầu tiên là chữ C hoặc K, với C là hóa đơn có mã cơ quan thuế, K là hóa đơn không có mã.
– 2 ký tự tiếp theo là số, biểu thị năm lập hóa đơn điện tử.
– Ký tự tiếp theo là T, D, L, hoặc M, biểu thị loại hóa đơn điện tử.
– 2 ký tự cuối cùng do người bán tự xác định theo nhu cầu thực tế của mình.
Ví dụ: 1C22TAA là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế, lập vào năm 2022, do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
4. Thông tin về bên bán và bên mua:
Hóa đơn điện tử cần chứa đầy đủ thông tin về bên bán và bên mua, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, và các thông tin khác liên quan.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn bao gồm các thông tin như tên mặt hàng hoặc loại dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất thuế GTGT, chữ ký số điện tử của cả bên bán và bên mua, và thời điểm lập hóa đơn. Tất cả những điều này đóng vai trò quan trọng trong quá trình xuất hóa đơn điện tử và đảm bảo tính minh bạch và đúng đắn trong giao dịch thương mại điện tử.
Cách xuất hóa đơn điện tử tại Lâm Đồng
Nguyên tắc cơ bản mà hóa đơn điện tử tuân thủ là việc xác định số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất, đồng thời giữ cho trình tự thời gian không bị gián đoạn. Điều này đảm bảo tính xác thực và minh bạch của thông tin giao dịch, tạo nên một cơ sở dữ liệu chính xác và đáng tin cậy trong quản lý tài chính và thuế của doanh nghiệp.
Để đảm bảo quá trình xuất hóa đơn điện tử diễn ra chính xác và tuân theo quy định, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình 5 bước sau đây:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử:
Trước tiên, đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Quy trình này đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập vào hệ thống để thực hiện các chức năng liên quan đến xuất hóa đơn.
Bước 2: Chọn chức năng “In chuyển đổi”:
Sau khi đăng nhập thành công, chọn chức năng “In chuyển đổi” trên giao diện phần mềm. Chức năng này thường được thiết kế để hỗ trợ quá trình chuyển đổi dữ liệu vào định dạng in giấy, giúp tạo ra bản hóa đơn dạng giấy từ dữ liệu điện tử.
Bước 3: Điền thông tin và nhập mã hóa đơn:
Trong bước này, điền thông tin chi tiết về hóa đơn cần xuất, bao gồm các mục như tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, và mã hóa đơn. Việc này đảm bảo rằng mọi thông tin trên hóa đơn là chính xác và đầy đủ.
Bước 4: Thực hiện thao tác kết xuất:
Sau khi điền thông tin, thực hiện thao tác kết xuất bằng cách chọn “In chuyển đổi”. Quá trình này sẽ tạo ra bản hóa đơn dạng giấy từ dữ liệu điện tử đã được nhập, chuẩn bị cho bước tiếp theo.
Bước 5: Ký và đóng dấu hóa đơn dạng giấy:
Cuối cùng, sau khi bản in được tạo ra, bạn cần ký và đóng dấu lên hóa đơn dạng giấy. Điều này là bước quan trọng để xác nhận tính chính xác và tính hợp pháp của hóa đơn. Hóa đơn in ra có thể được sử dụng cho các mục đích giao dịch và bảo quản theo yêu cầu của pháp luật.
Quy trình trên không chỉ giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử một cách hiệu quả mà còn đảm bảo sự chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đối với hóa đơn điện tử.
Thông tin liên hệ:
Vấn đề “Cách xuất hóa đơn điện tử tại Lâm Đồng chuẩn pháp lý” đã được Luật sư Lâm Đồng giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư Lâm Đồng chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng liên quan tới quy định pháp luật. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại.
Câu hỏi thường gặp
Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
– Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Khoản 12 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:
– Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua;
– Tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.